Etape 5. Créer le site

Une fois le cadre général du projet défini, les financements éventuellement trouvés et les partenariats conclus, il s'agit de passer à la réalisation technique du site.

Selon les cas, les compétences pourront être trouvées au sein de l'administration ou devront être sous-traitées auprès de sociétés spécialisées dans la création de sites Internet (sous-étape 5.1.) Dans tous les cas, il semble pertinent de rédiger un cahier de charges, base du contrat passé avec le sous-traitant (sous-étape 5.2.).

Sous-étape 5.1. Trouver un fournisseur technique capable de réaliser le site 

Quand elles désirent créer un site Internet, les communes ne savent pas toujours à qui s'adresser. Il ne semble pas y avoir de répertoire central des Webdesigners ou Webbuilders. Pour les trouver, deux solutions principales sont possibles :

• aller sur un moteur de recherche belge (Webwatch, ad valvas, belcast, etc.) et faire une recherche sur le terme "Webdesigner", "Webbuilder" ou "création de sites" et aller ensuite voir le site des entreprises reprises qui présente souvent leurs références en la matière;
• aller voir le site d'autres communes et demander éventuellement les coordonnées de la société ou de la personne qui l'a réalisé.

Faute de connaissance technique suffisante, les communes sont souvent un peu dépourvues lors des discussions avec ces firmes, surtout quand ces dernières utilisent un jargon parfois incompréhensible pour les non initiés. Soulignons qu'il n'y a pas de honte à admettre que l'on n'est pas un expert informatique et que le langage technique utilisé (Java, version Flash, browser, nom de domaine, espace disque, serveur, Netscape/Explorer, firewall, backup, etc.) est difficilement compréhensible. Il incombe au partenaire technique de se mettre à la hauteur de son client et non l'inverse. Tout bon informaticien doit être capable de comprendre et d'analyser les besoins de son client et de lui apporter une réponse adéquate.

Sous-étape 5.2. Rédiger un cahier de charges 

Pour que les contacts avec le sous-traitant se déroulent le mieux possible, il faut, dans le respect de la réglementation sur les marchés publics, rédiger un cahier de charges précisant exactement ce que le partenaire technique devra réaliser, l'envoyer ensuite à différentes sociétés ou particuliers susceptibles de réaliser le site, évaluer les réponses reçues en fonction du cahier de charges et baser le contrat qui sera conclu sur la réalisation précise de ce cahier.

Le plus simple pour les communes peu initiées est de ne passer un marché avec une société que dans la mesure où celle-ci s'engage contractuellement à respecter l'intégralité des clauses techniques et d'assumer à ses frais les inconvénients qui pourraient résulter d'un non respect de ces clauses. Outre les spécifications techniques (voir encadré 9), le cahier de charges devrait comprendre :

• la description du contenu du site (voir étape 7), basée dans certains cas sur la description du contenu minimal d'un site communal orienté vers le citoyen proposée par le Gouvernement wallon;
  
  
• les contingences de la vie du site par rapport à l'évolution de la technologie (voir encadré 10). Dans ce domaine, il est nécessaire de trouver un compromis entre la vitesse de développement de la technologie et l'apparition de nouvelles techniques (Java, Flash, etc.) et la nécessaire stabilité du site communal de même que son utilisation par tout public, c'est-à-dire pas seulement par un public équipé du dernier cri informatique. Idéalement, les modifications du site liées à l'évolution de la technologie doivent être transparentes pour les utilisateurs, c'est-à-dire qu'ils ne doivent pas (trop) s'en rendre compte. Il est intéressant de voir ce que le fournisseur potentiel propose en la matière. Face à cette évolution, différentes solutions sont en effet possibles:
  • dans tous les cas, toujours proposer une version simple du site (parfois même une version texte, sans image ni logo) et une version plus avancée. Indiquer clairement cette possibilité dès l'ouverture de la page de garde;
  • si certaines applications sont nécessaires pour optimiser l'utilisation du site, donner tous les renseignements nécessaires sous forme d'aide technique rédigée dans un langage compréhensible par tous;
  • si la structure est fortement modifiée d'une version à l'autre, expliquer la nouvelle structure et préciser l'endroit où les anciennes informations sont reprises.
    
    
• une description très précise de la procédure de maintenance et de mise à jour :
  • comme précisé dans le cahier des charges minimum imposé par le Gouvernement wallon, la commune pourra-t-elle directement effectuer la mise à jour du site ?
  • pourra-t-elle rajouter des rubriques ?
  • devra-t-elle dépendre du partenaire technique ?
  • dans ce cas, à quelle fréquence s'effectuera la mise à jour (quotidienne, hebdomadaire, etc.) ?
  • la mise à jour sera-t-elle comprise dans le prix global du marché ou sera-t-elle facturée en sus et régulièrement ?
    
    
• une demande de références. C'est en effet souvent en constatant de visu le travail réalisé par une firme ou un particulier, en allant tester les sites, en demandant éventuellement l'avis des personnes pour lesquelles ces sites ont été réalisés, que l'on se fait la meilleure idée de la compétence du fournisseur potentiel. C'est également par rapport à ces sites que l'on peut préciser ce que l'on souhaite et ce que l'on ne souhaite pas ;
  
  
• la procédure de réception du travail effectué, c'est-à-dire notamment le test du site. Une fois le site terminé et avant paiement de celui-ci, il est en effet utile de tester soi-même le site et de le faire tester par d'autres, utilisateurs avertis ou non du réseau, fonctionnaires de l'administration et utilisateurs externes. Le partenaire l'aura sans doute déjà testé mais il connaît bien son site puisqu'il l'a développé. Il faut parfois du recul pour voir si tout fonctionne ou non. Tester le site signifie y accéder par différentes machines, avec différentes connexions à Internet (depuis le domicile avec un modem et une ligne téléphonique, depuis un endroit disposant d'une bande passante importante comme une université, etc.), effectuer quelques tâches de base (rechercher une information précise, remplir un formulaire, etc.) et, idéalement, tester toutes les pages et tous les liens pour être sûr que tout fonctionne ;
  
  
• le montant total demandé par le fournisseur pour couvrir tous ces aspects. Il est tout à fait possible de négocier un forfait comprenant les éléments cités ci-dessus (enregistrement du nom de domaine, réalisation proprement dite du site, hébergement de celui-ci, mise à disposition d'adresses électroniques, référencement du site dans des sites portails ou des moteurs de recherche, statistiques d'utilisation du site, mises à jour, etc.). Il faut être attentif à inclure tous ces aspects dans le contrat et à clairement identifier leur montant de manière à ne pas être surpris en cours de route.

Parce qu'un site communal utilise Internet, à savoir une technologie de l'information et de la communication, on a souvent tendance à croire que l'aspect technologique est capital dans ce type de projet.

Ce n'est pas exactement le cas. Bien sûr, les choix technologiques posés sont importants car ils conditionneront souvent l'usage réel qui sera fait du site. Concrètement, si le site est mal structuré, peu convivial, si les liens hypertextes ne fonctionnent pas, l'utilisateur se lassera vite du site et ce dernier sera peu utilisé. D'où l'importance de réfléchir, au préalable, à la structure du site et à la gestion de celui-ci. Si le projet est bien pensé dès le départ, l'aspect technique consiste à mettre le plus intelligemment possible tous ces éléments ensemble.

Résumé de l'étape 5. Créer le site

Sous-étape 5.1. Trouver un fournisseur technique capable de réaliser le site Pour trouver un fournisseur technique capable de réaliser le site, il faut : évaluer les compétences techniques internes et la nécessité de recourir à un sous-traitant ; demander au fournisseur technique d'utiliser un vocabulaire compréhensible pour un non-initié. Sous-étape 5.2. Rédiger un cahier de charges Le choix d'un opérateur technique doit s'effectuer dans le respect de la réglementation sur les marchés publics et impose : la rédaction d'un cahier spécial de charges précis ; l'envoi de cahiers de charges à plusieurs sociétés ; la comparaison des offres en fonction des critères d'attribution ; l'évaluation, avant le paiement, du respect du cahier spécial des charges.

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